Аналитика

Значимость оформления документов для контролирующего органа

Дайджесты
Дата публикации:

Многие компании пренебрегают правильным и полным оформлением документов, а зря. Из-за отсутствия должным образом оформленной документации компания может стать объектом интереса налоговых органов.

Например, договор на выполнение работ часто уже в самом тексте предусматривает содержание различных необходимых документов. Ими могут быть акты скрытых работ, договоры приемки-передачи строительной площадки, техники и т.п.; договор поставки может предусматривать наличие спецификации, дополнительного соглашения, сертификаты на товар и иные документы.

Однако такие документы у компаний могут фактически отсутствовать. Между тем они обязательно должны быть оформлены в срок, так как их отсутствие дает повод усомниться в реальности сделки. Контролирующие органы не просто так запрашивают данные документы при проведении проверок, их наличие – своеобразный маркер, по которому отличают сомнительные сделки от реальных.

Кроме того, обязательно хранение и правильное оформление пропусков на работников, путевых листов на водителей, (если они в соответствии с нормами законодательства должны быть оформлены), накладных на отпуск материалов М-15 (далее – М15).  Эти документы также доказывают реальность сделки и подтверждают наличие у подрядчиков необходимого для выполнения работ (оказания услуг) оборудования, материалов, людей.

 

Пример из практики

Подрядчики привлекались к выполнению работ. В отношении компании была начата налоговая проверка. По совокупности обстоятельств налоговые вычеты не были признаны правомерными. Одним из обстоятельств было то, что подрядчики выполняли работы материалами и техникой заказчика, однако накладная М-15 и акты приемки-передачи оформлены не были, несмотря на то, что техника была предоставлена.

Передача подрядчикам материалов и техники не была доказана.  Кроме того, на объекте был предусмотрен пропускной режим. Прописка и журналы пропусков на технику и сотрудников подрядчиков компания не сохранила, и в налоговый орган предоставить не смогла. Соответственно, не смогла подтвердить и доказать факт наличия сотрудников подрядчика на объекте.

Наличие и правильное оформление документации существенно уменьшает вероятность пристального внимания налоговиков и дает возможность подчеркнуть реальность сделки с контрагентом. По этой причине необходимо проводить контроль поступления и оформления документов после совершения (при реализации) сделок.

Еще одна проблема практически всех налогоплательщиков – неверное оформление документов. Мы не говорим сейчас о тех случаях, когда все документы оформлены «под копирку» с изменением реквизитов подрядчиков. Такое сейчас почти не встречается. Речь идет о том, что технические ошибки в договорах, рамочные договоры без конкретики, а также ошибки в документах: например, неуказание в акте приемки выполненных работ КС-2 адреса объекта; товарно-транспортной накладной (далее – ТТН) в унифицированной форме Торг-12 (в тех случаях, когда ее заполнение требуется), наводят проверяющих на мысль о нереальности сделки, а также о том, что компания что-то скрывает, не указывая адрес объекта или ТТН.

Многие считают, что если компания представила большое количество документов, налоговый орган не будет их разбирать. Это мнение неверное. Документы с ошибками явно видны, по сомнительным контрагентам все тщательно проверяется. Наличие таких документов дает дополнительные основания налоговому органу полагать, что сделка не реальна, так как при совершении реальных сделок документы готовят вычитывают юристы и бухгалтеры с обеих сторон.

Хотелось бы также отметить значимость подписания документов. Разумеется, в НК РФ указано, что подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом не является самостоятельным основанием признания вычетов (расходов) неправомерными, а сделки, – сомнительной. Однако в совокупности оснований этот момент учитывается, и, как и ранее, приводит к начислениям налогов.

Эту проблему можно решить следующим образом: многие помнят, что не так давно активно обсуждался вопрос о проявлении должной осмотрительности в отношении контрагентов. В связи с этим компании должны были запрашивать у контрагентов, в том числе уставные документы и карточку подписей компаний. Даже по уставным документам (по карточке подписей) можно визуально сверить подписи генерального директора (главного бухгалтера). На любых лиц, которые подписываются за генерального директора в первичных документах или в договоре должна быть оформлена доверенность. Об этом тоже нельзя забывать.

Таким образом, при отсутствии документов или их неверного оформления компания несет колоссальные риски, сумма начислений может достигать десятков миллионов рублей, а за неуплату налогов должностные лица компании могут быть привлечены к ответственности. К сожалению, случаи продажи личного имущества или имущества компании в целях уплаты долгов по налогам сейчас далеко не редкость.

Во избежание указанных рисков необходимо проведение аудита документов компании. Наиболее целесообразно делать это в рамках комплексного налогового аудита.

В качестве подтверждения стоит привести следующие судебные решения.

В Постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.02.2024 N Ф03-270/2024 по делу N А51-21309/2022 указано, что при анализе первичных документов инспекцией установлены пороки, указывающие на формальное составление документов и недостоверность сведений в них (в договорах указаны расчетные счета, открытые позднее даты составления договоров; акты о приемке выполненных работ с заказчиками ООО составлены за иные периоды и подписаны ранее, чем акты о приемке выполненных работ, представленные по взаимоотношениям с субподрядчиками – предпринимателями), в том числе по этим основаниям обществу доначислен налог.

В Постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 07.07.2020 N Ф03-1232/2020 по делу N А80-05/2019 обществу по результатам проведения камеральной проверки уточненной декларации по налогу на прибыль уменьшен убыток в связи с неподтверждением суммы расходов, уменьшающих доходы от реализации. Ошибки, несоответствия в первичных учетных документах не позволяют идентифицировать факты хозяйственной жизни общества, проверить достоверность расходов; невозможность отнесения к собственным расходам общества сумм оплаты работ, выполненных контрагентами по договорам подряда, доказана; расходы на страхование имущества не учтены ввиду невозможности идентифицировать объект страхования.

 

 

Элла Лалуева

Руководитель налоговой практики АБ BGMP